Il complesso documentario pervenuto come Archivio dell'Istituto per a storia del movimento liberale si presentava, all'inizio dei lavori, come un insieme di 23 fondi, individuati come oggetti autonomi tanto nell'inventario redatto in occasione del fallimento della società Analisi Trend, quanto nell'elenco sommario trasmesso dalla Soprintendenza archivistica per l'Emilia Romagna.
La documentazione, evidentemente riorganizzata per la stesura dell'inventario dei beni dell'Istituto, si trovava conservata in 523 buste che presentavano una numerazione autonoma per ciascun fondo ed in 36 raccoglitori non numerati.
L'analisi preliminare della documentazione ha permesso di verificare che alcuni dei fondi identificati come tali dagli strumenti esistenti erano effettivamente archivi (o porzioni di archivio) di soggetti politici, persone ed istituzioni, come nel caso di Alessio, Artelli-Di Matteo, Artom, Camurani, Comitato regionale PLI Emilia Romagna, Giovannini, ISML, Internazionale liberale, Malagodi, PLI nazionale, Segreteria del Ministero del tesoro, Veronesi, Villabruna. Altri si configuravano invece come raccolte di documentazione relativa a personaggi o movimenti di interesse, create da Camurani stesso o da lui acquisite successivamente alla loro formazione: così le 9 buste miscellanee definite «Depositi» ed intestate ai diversi soggetti cui erano riferiti i documenti; così il fondo Antonio Biondi, costituito da una raccolta di ritagli di giornale da questi curata ed indicizzata, ed il fondo Antonio Reggiani che consiste in una raccolta di materiali relativi a fatti, personaggi e luoghi legati al Risorgimento italiano.
Tanto gli uni quanto le altre rispondevano comunque alle finalità proprie dell'Istituto che, proponendosi come centro di studi sul movimento liberale, aveva mirato ad acquisire fonti documentarie, sia nella loro forma più organica e strutturata quale l'archivio, che nella forma di documenti sciolti inerenti un tema o una figura particolari.
Il lavoro di inventariazione ed ordinamento del complesso documentario, ha preso quindi le mosse dalla situazione di fatto, nel rispetto dell'individualità dei singoli fondi, confermata dalla verifica preliminarmente condotta.
Individualità tradottasi naturalmente in elemento di complessità, in quanto ogni archivio presentava problematiche diverse, legate alla storia del soggetto produttore, alla molteplicità delle funzioni ed attività documentate, al modo di sedimentarsi della documentazione e ai differenti criteri sottesi all'organizzazione successiva delle carte, in ragione dell'utilizzo che intendeva farne chi le aveva prodotte e chi, all'interno dell'ISML, le studiò e vi condusse le sue ricerche.
Tra gli archivi propriamente detti sono infatti presenti diverse tipologie: archivi personali, caratterizzati da una stratificazione un po' alluvionale di documentazione poi sottoposta in fasi diverse a parziali interventi di ordinamento, funzionali ad esigenze immediate; archivi prodotti da singoli individui nel solo svolgimento delle funzioni legate ad una determinata carica; archivi di organismi ed istituzioni. Alle caratteristiche e difficoltà proprie di ciascuna tipologia, si sono naturalmente sommate quelle derivanti dallo stato di maggiore o minore ordine interno in cui versava ogni singolo fondo.
Commistioni di documentazione sono state rilevate in prevalenza tra gli archivi direttamente legati alla figura di Ercole Camurani, socio fondatore e presidente dell'ISML, promotore di iniziative culturali ed editoriali anche prima della fondazione dell'Istituto, socio e presidente di società editrici (Sogedi, Analisi Trend, Li Causi), membro del PLI con cariche di rilevanza locale e centrale, collaboratore di Giovanni Malagodi e capo della sua Segreteria quando questi fu ministro del Tesoro nel biennio 1972-1973.
Presentavano pertanto consistenti problemi di ordinamento l'archivio prodotto dall'attività istituzionale dell'ISML, l'archivio Camurani, quello del Comitato regionale del PLI dell'Emilia Romagna (di cui Camurani fu segretario politico) ed, in misura decisamente minore, l'archivio della Segreteria del Ministro del tesoro. A seguito di una schedatura analitica della documentazione che ha consentito di ricostruire fascicoli smembrati, di ricondurre materiale disordinato alle serie già esistenti o riorganizzarlo (in assenza di precedente ordinamento) in ragione delle attività che documentava, si è spostato solo quanto afferiva in modo evidente ad un fondo diverso da quello in cui era conservato, limitandosi altrimenti a segnalare connessioni e relazioni con altri archivi.
Tra gli archivi personali, hanno evidenziato problematiche diverse e difficoltà particolari i fondi Giovannini ed Artom.
Il primo, privo di una organica strutturazione interna, mostrava tuttavia un'evidente intento di organizzazione della memoria di sé, tradotta anche in interventi parziali di ordinamento ad opera del Giovannini stesso, cui si aggiungevano quelli altrettanto parziali ed incompiuti, promossi da Camurani.
Il secondo, decisamente più strutturato, imponeva correttamente il rispetto di una fascicolazione originale che tuttavia non rendeva in molti casi conto del materiale contenuto in modo indifferenziato in corposi fascicoli originari, corredati di denominazioni generiche: in ragione di ciò è stata quindi necessaria una schedatura particolarmente analitica che consentisse una migliore comprensione dell'attività di Artom.
Un discorso diverso riguarda le buste miscellanee di cui si è detto, il cui insieme costituisce ora il complesso denominato Archivi e raccolte diverse che comprende vari nuclei documentari relativi a figure, eventi ed istituti di interesse per gli studi dell'ISML. Ne sono stati estratti, in quanto piccoli archivi di organismi del Partito liberale, il fondo GLI: Segreteria nazionale Cutolo-Elmo, il fondo Alessandro Leone di Tavagnasco-Giovanni Malagodi con atti della Segreteria nazionale, nel breve periodo immediatamente successivo alle dimissioni del segretario Villabruna, ed il fondo della Federazione nazionale gruppi ferrovieri liberali: Segreteria Cesare Costanzo, trattati come oggetti autonomi ed inseriti tra i singoli fondi del complesso archivistico.
Nell'ordine assegnato ai fondi, precedono l'ISML e Camurani in quanto archivi prodotti dai soggetti che hanno riunito l'intero complesso documentario.
Segue il Comitato Regionale del PLI dell'Emilia Romagna, di cui Camurani fu segretario, perché strettamente legato alla documentazione dell'attività da lui svolta a livello comunale e provinciale, presente nell'archivio personale. A completare il corpus relativo alla politica sul territorio, vengono quindi gli archivi inerenti la presenza liberale nella regione (Veronesi e Artelli-Di Matteo).
Seguono poi i fondi relativi al Partito liberale a livello nazionale ed ai segretari generali (PLI nazionale, GLI: Segreteria nazionale Cutolo-Elmo, Bruno Villabruna, Alessandro Leone di Tavagnasco-Giovanni Malagodi, Giovanni Malagodi) quindi la Segreteria del Ministero del tesoro, retta dal Camurani durante il ministero Malagodi, e l'archivio dell'Internazionale liberale costituitosi presso Malagodi stesso che ne fu presidente.
Accanto alla documentazione prodotta e raccolta nell'ambito di una militanza attiva e di un progetto di conservazione della memoria dell'attività del Partito, si collocano poi gli archivi di alcune personalità di rilievo del liberalismo italiano, tra fine Ottocento e secondo dopoguerra (Alessio, Giovannini e Artom), il fondo Federazione nazionale gruppi ferrovieri liberali: Segreteria Cesare Costanzo 1923-1924, e le raccolte curate da un cultore «d'arte, politica e letteratura» come Antonio Biondi o da una figura profondamente legata agli ideali ed alle memorie risorgimentali come Antonio Reggiani.
Segue la miscellanea di documenti originali o in copia relativi a personaggi di rilevanza locale o nazionale, a circoli culturali, e ad eventi particolari come le elezioni del 1946, destinata a costituire un ulteriore bacino di fonti e testimonianze (Archivi e raccolte diverse).
Ciascun fondo presenta inoltre una strutturazione interna più o meno articolata, in ragione della complessità dell'attività documentata e delle indicazioni fornite dall'ordine in cui sono pervenute le carte. Ogni livello è corredato delle informazioni che gli sono proprie e che sono comuni a tutte le entità archivistiche di cui si compone. Sono inoltre descritti, se presenti, anche i sottofascicoli che costituiscono il singolo fascicolo.
Conclude l'inventario un'Appendice, costituita da documentazione pervenuta su iniziativa dello stesso Camurani nell'autunno 2003, quando era ormai concluso il lavoro di inventariazione ed ordinamento, anche materiale, di tutto il complesso archivistico.
Si tratta di materiale prodotto tanto dall'attività diretta dell'Istituto, quanto da quella di Camurani quale presidente della società Analisi Trend e titolare della casa editrice Li Causi, con le quali l'Istituto ebbe significativi rapporti di collaborazione.
Per quanto riguarda l'ISML, vi è compresa documentazione amministrativa e contabile capace di colmare una consistente lacuna presente nell'archivio già precedentemente inventariato. Sono presenti infatti i verbali delle assemblee dei soci, quelli del consigli di amministrazione, i libri dei soci, i bilanci, documenti relativi ai finanziamenti regionali ed alle spese sostenute, corrispondenza.
Tra la documentazione di Analisi Trend è inoltre compreso materiale relativo alla pubblicazione del periodico «Libro Aperto» fondato da Malagodi e circa il quale era presente nell'archivio già inventariato uno scarno fascicolo di corrispondenza.
La scelta di formare un'appendice all'inventario già realizzato è stata dettata da più ragioni: da un lato la necessità di non modificare significativamente l'organizzazione già data alle carte; dall'altro l'opportunità di conservare anche materialmente la distinzione tra nuclei documentari pervenuti in modi e tempi tanto diversi.
La numerazione progressiva in unica sequenza, attribuita alle buste di tutto il complesso archivistico, garantisce tuttavia l'unitarietà dell'intero patrimonio documentario dell'Istituto, che risulta strutturato in venti fondi.
